Die richtigen Mitarbeiter mit dem richtigen Know-how dann verfügbar zu haben, wenn der Kunde anruft – das ist schon in normalen Zeiten eine komplexe Herausforderung. In Zeiten, in denen physische Distanz vorgeschrieben, Home-Office von der Politik gefordert und die Verunsicherung auch bei vielen Beschäftigten groß sind, muss Workforce Management weit mehr leisten, als Schichten zu planen. Aber: moderne Workforce-Management-Lösungen wie PLANsation können genau das leisten – sogar die Planung von Abständen zwischen den Mitarbeitern lässt sich visualisieren und intuitiv durch den Planer erledigen.

Was sind die besonderen Herausforderungen in dieser Zeit?

Fachleute gehen davon aus, dass die Corona-Pandemie eine Zeitenwende einläutet und disruptive Einflüsse sich nicht nur auf das gesellschaftliche Leben entfalten, sondern auch traditionelle Geschäftsmodelle radikal in Frage gestellt, aber auch neue entstehen werden. Für Prognosen, wie sich dies auf einzelne Branchen durchschlagen wird, ist es noch zu früh. Aber an das Arbeitsleben werden gänzlich neue Anforderungen gestellt, insbesondere was die Organisation von Arbeitszeiten, aber auch die Verteilung von Beschäftigten auf Arbeitsorte betrifft. Getragen von Gemeinsinn und Solidarität, aber auch unter Berücksichtigung von Risiken, wie sie Anfang 2020 in einem bislang unvorstellbaren Maß über die Weltwirtschaft hineingebrochen sind, dürften sich zwei Fragen insbesondere stellen:

  1. Wie können die Arbeitszeiten flexibel geplant werden, um die Anpassungsfähigkeit von Unternehmen zu steigern und dabei Arbeit und Privatleben der Beschäftigten bestmöglich ein Einklang zu bringen?
  2. Wie kann eine räumliche Aufteilung der Arbeit unter Berücksichtigung von Risikoabwägungen erfolgen? Zum Beispiel durch die Kombination aus Home-Office und Geschäftsräumen oder durch eine „pandemieoptimerte“ und risikominierende Arbeitsplatzplanung in den Geschäftsräumen?

Eine Lösung für diese beiden Herausforderungen heißt Fuzzy-Satisfaction-Heuristic. Dieser Algorithmus wurde bereits vor 10 Jahren dafür entwickelt, die unternehmensseitigen Anforderungen an Arbeits­zeit­flexi­bili­sie­r­ung mit den Arbeitszeitwünschen der Beschäftigten derart in Einklang zu bringen, dass eine Win-Win-Situation entsteht. Ein weiteres Element des Algorithmus ist es, das optimale Zusammenspiel der Belegung von Home-Office und Ge­schäfts­räumen herauszuarbeiten und innerhalb der Geschäftsräume eine optimale Belegung von Räumlichkeiten und Arbeitsplätzen sicherzustellen.

Was einmal zum Ziel hatte, die verschiedenen Bedürfnisse von Mitarbeitern und Unternehmen möglichst optimal zu vereinbaren, hat im Zuge der Corona-Krise eine neue Bedeutung gewonnen. Eine Planungsmethode, die nicht nur die Anforderungen der Bedarfsdeckung berücksichtigt, sondern von Haus aus darauf angelegt ist, eine Vielzahl von Dimensionen und Einflussfaktoren zu berücksichtigen, ist aktuell klar im Vorteil.

Die Methode ist so bestechend wie einfach und vollzieht sich in drei Schritten:

  1. Planung der Wunscharbeitszeiten unter dem Primat der Bedarfsdeckung.
  2. Verteilung der Belegschaft auf Home-Offices und Geschäftsräume.
  3. Pandemieoptimierte Belegung der Geschäftsräume und Arbeitsplätze.

Der erste Punkt ist Standard: Ressourcen optimal auszunutzen und einzuteilen ist Grundfunktion jeder Planungslösung. Dabei den regulatorischen Rahmenbedingungen vom Arbeitszeitgesetz bis zum Bundesurlaubsgesetz Rechnung zu tragen, ist ebenfalls grundlegender Standard. Betriebsvereinbarungen gehören ebenfalls zu den dauerhaft zu berücksichtigenden Faktoren bei der Planung.

Die Berücksichtigung der Mitarbeiterwünsche ist heute ein ganz wesentlicher Punkt, Arbeitszufriedenheit herzustellen und damit die Bindung an das Unternehmen zu fördern. Arbeitgeberattraktivität entsteht ganz wesentlich dadurch, dass Beschäftigte sich ernstgenommen, verstanden und in ihren individuellen Wünschen nach Arbeitszeit- und (zunehmend auch) Arbeitsort-Gestaltung berücksichtigt fühlen. Die Wahl des Arbeitsorts erfährt aktuell besondere Beachtung: Kinder, die nicht in die Kita dürfen oder beim Home-Schooling begleitet werden müssen, müssen im häuslichen Umfeld betreut werden. Angst vor Ansteckung bringt gerade Mitarbeiter, die einer Risikogruppe angehören, dazu, aus den eigenen vier Wänden heraus arbeiten zu wollen. Alles dies muss Workforce Management heute – und sicherlich auch über viele Monate und Jahre in der Zukunft hinweg – leisten können.

Der dritte Punkt ist gerade in den Zeiten der aktuellen Pandemie entscheidend: „Die Arbeitgeber haben eine besondere Verantwortung für ihre Mitarbeiter, um sie vor Infektionen zu schützen. Infektionsketten, die im Betrieb entstehen, sind schnell zu identifizieren. Deshalb muss jedes Unternehmen in Deutschland auch auf Grundlage einer angepassten Gefährdungsbeurteilung sowie betrieblichen Pandemieplanung ein Hygienekonzept umsetzen. Ziel ist u.a. nicht erforderliche Kontakte in der Belegschaft und mit Kunden zu vermeiden, allgemeine Hygienemaßnahmen umzusetzen und die Infektionsrisiken bei erforderlichen Kontakten durch besondere Hygiene- und Schutzmaßnahmen zu minimieren. Die Unternehmen sind weiterhin aufgefordert, wo immer dies umsetzbar ist, Heimarbeit zu ermöglichen“, heißt es in einem gemeinsamen Beschluss der Bundeskanzlerin und der Ministerpräsidentinnen und Ministerpräsidenten der Länder vom 16. April 2020 (https://www.bundesregierung.de/breg-de/themen/coronavirus/bund-laender-beschluss-1744224, abgerufen am 07.05.2020). Die Vorgabe ist damit klar: Abstandsregeln sind auch im Unternehmen einzuhalten, die Zahl der Kontakte ist zu reduzieren.

Die für den Arbeitsschutz zuständigen Behörden sowie die Unfallversicherungsträger beraten die Unternehmen dabei und führen Kontrollen durch.“

Bund-Länder-Beschluss vom 16.4.2020

Wer bislang sein Personal möglichst flächenoptimiert im Großraumbüro untergebracht hat, braucht nun eine neue, andere Personaleinsatzplanung. Eine Lösung, die Home-Office und Präsenz genauso planen kann, wie den kontaktreduzierenden und abstandwahrenden Personaleinsatz auf der Fläche.

Personal muss heute – und sicherlich auch in der Zukunft – so geplant werden, dass zu den Bedarfen des Unternehmens, den Wünschen der Mitarbeiter nun auch die Vorgaben der gesetzlichen und betrieblichen Pandemieplanung eingehalten werden. Die Fuzzy Satisfaction Heuristic ist auf diesen Fall seit Jahren bestens vorbereitet.