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Das ist Personaleinsatzplanung

Personaleinsatzplanung, Workforce-Management, Schichtplanung oder Workforce Optimization – viele Begriffe kursieren, viele Vorstellungen über die richtige Lösung oder den richtigen Weg sind zu finden. Dieser Artikel soll Licht ins Dunkel der Begriffe und Ansätze bringen. Dabei gibt es nur ein Ziel: Die richtige Anzahl der richtigen Mitarbeiter zum richtigen Zeitpunkt mit dem richtigen Know-how für die richtige Aufgabe zu planen, um die kundenseitigen Anforderungen an Erreichbarkeit erfüllen zu können. Und nachdem Mitarbeiter heute lange nicht mehr der tayloristischen Idee folgend einfach irgendwie verplant werden wollen, soll eine Planung langfristig motivieren, damit eine höchstmögliche Identifikation mit der Arbeit und dem Unternehmen entsteht. Das muss Personaleinsatzplanung heute leisten. Gehen wir es strukturiert an:

Inhaltsverzeichnis

1. Personaleinsatzplanung: Definition

„Teilprozess der Personalplanung, in dem die Arbeitsaufgaben in quantitativer und qualitativer Hinsicht Mitarbeitern zugeordnet werden. Ziel ist eine möglichst genaue Deckung zwischen Anforderungs- und Qualifikationsprofil sowie des kurz- bis mittelfristigen Personalbedarfs in einem Unternehmensbereich.“

Quelle: Gabler Wirtschaftslexikon, Zugriff am 22.04.2020

Wir verstehen Personaleinsatzplanung als eine Prozessstufe der Personalplanung innerhalb der Personalwirtschaft. Dabei dient die Personaleinsatzplanung dazu, Personal bedarfsorientiert einzuplanen, um Personalkosten zu vermeiden und gleichzeitig die Produktivität zu steigern. So wird dafür gesorgt, dass die richtige Anzahl an qualifizierten Mitarbeitern mit dem passenden Know-how zur richtigen Zeit am richtigen Ort verfügbar ist.
Kurzfristig geht es um die Planung von Einsatzzeiten, mittel- bis langfristig um die grundsätzliche Kapazitätsdimensionierung eines Unternehmens, also um die Frage, wie viele Mitarbeiter überhaupt benötigt werden, um einen reibungslosen Betrieb zu ermöglichen. Bestimmte Einflussfaktoren lassen sich zum Zeitpunkt der Planungen nicht exakt vorhersehen, weshalb im Zeitverlauf Korrekturen und Anpassungen an der Tagesordnung sind.

2. Personaleinsatzplanung, PEP, Workforce Management oder Workforce Optimization – Licht ins Dunkel der Begriffe

So vielfältig wie die Methoden ist auch die Begriffswelt, die sich um die oben definierte Kernfunktion der Personaleinsatzplanung rankt. Von der Skizze auf Papier über Tabellenkalkulationen, über Online-Kalender bis hin zu ausgereiften Planungswerkzeugen, die auf der Basis von Algorithmen in der Lage sind, Personalbedarfe sehr exakt zu berechnen und mit den Mitarbeiterwünschen in Einklang zu bringen, sind viele Ansätze vorhanden. Die wichtigsten Begriffe sind:

Workforce-Optimization (WFO)

Workforce-Optimization wird definiert als eine Geschäftsstrategie, die sich auf die Ausgewogenheit von Kundenzufriedenheit, Service-Levels, Personaleinsatzplanung, Betriebskosten und anderen wichtigen Leistungskennzahlen konzentriert, damit ein Unternehmen den größtmöglichen Nutzen aus den Mitarbeitern ziehen kann, die zu einem bestimmten Zeitpunkt für das Unternehmen arbeiten.

Workforce-Management (WFM)

Unter dem Begriff Workforce-Management werden alle Aktivitäten der kurz- und mittel- bis langfristigen Kapazitäts- und Personaleinsatzplanung – basierend auf exakten Prognosen des Kundenvolumens – im Rahmen einer WFO subsumiert.

Personaleinsatzplanung (PEP)

Die Personaleinsatzplanung ist als Teilfunktion ein zentraler Baustein des Workforce-Managements.

3. Ab welcher Größenordnung ist eine professionelle Personaleinsatzplanung sinnvoll?

„Kein Thema, bei unserer Abteilungsgröße kommen wir mit Excel aus“, ist eine weit verbreitete Meinung. Tatsächlich lässt sich eine einfache Schichtplanung mit 10 – 20 Mitarbeitern und zwei verschiedenen Schichten – z.B. einer Früh- und einer Spätschicht – noch relativ gut mit einer einfachen Tabelle abbilden. Was aber, wenn die Kunden sich nicht an das dadurch vorgegebene Zeitfenster halten? Wenn durch Schichtüberschneidungen am späten Vormittag und frühen Nachmittag viel zu viele Mitarbeiter anwesend sind und dafür in den Randzeiten fehlen? Wenn die Mitarbeiter flexibler eingesetzt werden möchten? Je größer die Abweichung von einem einfachen Standard ist, desto mehr potenzieren sich die Varationsmöglichkeiten, so dass man mit einer Tabellenkalkulation schnell an Grenzen stößt. Erfahrungwerte zeigen, dass bereits ab 20 zu planenden Mitarbeitern ein unverhältnismäßig großer, manueller Aufwand für die Personaleinsatzplanung betrieben werden muss.
Folgendes kleines Rechenbeispiel lässt erahnen, wie komplex das Thema Personaleinsatzplanung wirklich ist:

4. Was erwarten Mitarbeiter von der Personaleinsatzplanung?

Zu Zeiten der Industrialisierung bis weit in die Moderne hinein hätte kaum jemand diese Frage aufgeworfen. Personaleinsatzplanung folgte der Maxime des optimalen Ressourceneinsatzes. Allerdings hat sich die Arbeitswelt in den letzten Jahren grundlegend gewandelt. Globalisierung und Digitalisierung durchdringen unsere Lebensbereiche umfassend und verändern auch die Art und Weise, wie wir arbeiten können und wollen. Bereits in den 1970er Jahren entwickelte das New- Work-Konzept Alternativen zu gängigen, klassischen Arbeitsmodellen.
So setzt die vom amerikanisch-österreichischen Philosophen Frithjof Bergmann als Gegenmodell zum Kapitalismus entwickelte Idee auf mehr Selbstbestimmung beispielsweise in Bezug auf Arbeitsplatz und Arbeitszeit und somit auf eine bessere Vereinbarkeit von Arbeitszeit und Privatleben – alles Aspekte, die eine gut funktionierende Personaleinsatzplanung ausmachen.
In vielen Branchen konkurrieren Unternehmen um fähige Mitarbeiter – vermutlich auch in der Post-Corona-Ära. Um diese Engpassproblematik zu umgehen, stellen sich viele Personaler die Frage, wie sie ihre Mitarbeiter  bei der Ausgestaltung ihrer Arbeitszeitun unterstützen können, um ihre Attraktivität als Arbeitgebe zu steigern. Deshalb rücken insbesondere die Themen Mitarbeiterzufriedenheit und -bindung sowie Aspekte der fairen Arbeitszeitgestaltung und arbeitnehmerseitigen Flexibilisierung zunehmend in den Fokus.
Arbeits- bzw. Mitarbeiterzufriedenheit entsteht dann, wenn Arbeitszeit und Freizeit für den einzelnen Mitarbeitenden in einem ausgeglichenen Verhältnis zueinander stehen. Mitarbeiter erwarten und erhalten durch eine zeitgemäße Personaleinsatzplanung flexiblere Arbeitszeiten und eine bessere Anpassung der Arbeitszeiten an ihre eigenen Präferenzen. Das steigert die Work-Life-Balance und zahlt auf die Mitarbeiterzufriedenheit ein.

5. Was erwarten Unternehmen von der Personaleinsatzplanung?

Unternehmen versprechen sich in erster Linie Produktivitätssteigerungseffekte dadurch, dass eine bedarfsorientierte Personaleinsatzplanung Leerläufe minimiert.
Doch mittels Personaleinsatzplanung lassen sich noch ganz andere Effekte erzielen. Personaleinsatzplanung kann im Rahmen des Employer Brandings als Instrument zur Bindung von Mitarbeitern genutzt werden. Wer es schafft, die Arbeitszeitwünsche der Mitarbeiter mit den betrieblichen Anforderungen zu synchronisieren, steigert die Arbeitgeberattraktivität – nicht ganz unwichtig, wenn man bedenkt, dass bei der Jobauswahl für 54 Prozent der Befragten einer Statista-Studie „Neue Arbeitswelt“ eine freie Einteilung der Arbeitszeit bzw. flexible Arbeitszeit wichtig ist.
Eine gute Personaleinsatzplanung sorgt also für mehr Effizienz und führt als Instrument des Employer Brandings bei den Beschäftigten zu einer höheren Zufriedenheit und Bindung, was sich letztlich natürlich auch positiv auf das Betriebsklima und damit die Arbeitsergebnisse auswirkt.

6. Verschiedene Dimensionen der Personaleinsatzplanung

Bislang wurde der Begriff “Personaleinsatzplanung” an dieser Stelle relativ undifferenziert verwendet. Tatsächlich umfasst Personaleinsatzplanung aber mehrere Dimensionen, die nachfolgend in der Reihenfolge eines Planungsprozesses (siehe auch Abschnitt 7.) beschrieben werden:

Kapazitätsplanung

Grundlage für eine gut funktionierende, bedarfsorientierte Personaleinsatzplanung sind präzise Personalbedarfsberechnungen. Dabei werden zwei Zeithorizonte betrachtet, der (1) strategisch-taktischen (Rahmenplanung) dem (2) operative (Detailplanung). Ziel der Rahmenplanung (1) ist  die grundlegende Kapazitätsdimensionierung von Unternehmensbereichen wie Customer-Contact-Centern und beantwortet, wie viele Mitarbeiter insgesamt für einen reibungslosen Betrieb erforderlich sind. Darauf aufbauend werden mittels Detailplanung (2) die konkreten Einsatzeiten der Mitarbeiter ermittelt.

Kapazitätsplanung

Grundlage für eine gut funktionierende, bedarfsorientierte Personaleinsatzplanung sind präzise Personalbedarfsberechnungen. Dabei werden zwei Zeithorizonte betrachtet, der (1) strategisch-taktischen (Rahmenplanung) dem (2) operative (Detailplanung). Ziel der Rahmenplanung (1) ist  die grundlegende Kapazitätsdimensionierung von Unternehmensbereichen wie Customer-Contact-Centern und beantwortet, wie viele Mitarbeiter insgesamt für einen reibungslosen Betrieb erforderlich sind. Darauf aufbauend werden mittels Detailplanung (2) die konkreten Einsatzzeiten der Mitarbeiter ermittelt.

Abwesenheitsplanung

Auch Abwesenheiten müssen im Rahmen der Personaleinsatzplanung berücksichtigt werden. Dies sind längerfristige Abwesenheiten wie Jahresurlaub, Schulungen, Seminare oder langfristige Krankheiten, die in die Rahmenplanung einfließen. Operative Abwesenheiten wie kurzfristige Krankmeldungen hingegen werden bei der Detailplanung berücksichtigt.

Schichtplanung und Einsatzplanung

Schicht- und Einsatzplanung wird zur Kunst, wenn eine große Anzahl von Mitarbeitern bedarfsorientiert bei Berücksichtigung einer Vielzahl von Rahmenbedingungen und insbesondere individueller Arbeitszeitpräferenzen einzusetzen. Dafür bietet sich eine zweistufige Vorgehensweise an. Erst werden Mitarbeiter mit festen Arbeitszeiten geplant, was problemlos zu einer partiellen Deckung des Personalbedarfs führt. Verbleibende Deckungslücken werden im zweiten Schritt mit variablen, flexiblen Schichten aufgefüllt und mit Pausen feinjustiert.

7. In 14 Schritten zur perfekten Personaleinsatzplanung

Orientiert man sich am folgenden Phasenschema als idealtypischem Planungsprozess kommt man fast zwangsläufig zu bestmöglichen Ergebnissen:

  1. Ermittlung der benötigten Gesamtkapazitäten.
  2. Abbilden von organisatorischen Strukturen, Mitarbeiterprofilen sowieArbeitszeitmodellen.
  3. Sammlung historischer Daten, z.B. von Anrufmengen oder Bearbeitungszeiten.
  4. Historische Datenanalyse zur Mustererkennung wie Tages- und Wochenverteilungen.
  5. Prognose der Vorgangsvolumina unter Berücksichtigung aktuell bevorstehender Ereignisse sowie der Muster aus Schritt 4.
  6. Berechnung des Personalbedarfs auf Intervallbasis gemäß der aktuellen Zielparameter (z.B. Service-Levels).
  7. Ermittlung der Zeitkontostände der Mitarbeiter.
  8. Planung von Abwesenheiten.
  9. Planung von festen Schichten wie z.B. rollierenden Schichtsequenzen.
  10. Planung von variablen Schichten.
  11. Darstellung der Gesamtplanung in Wochen- und Tagesansichten.
  12. Feinjustierung in der Phase zwischen Planerstellung und dem Inkrafttreten der Pläne.
  13. Intra-Tagessteuerung.
  14. Controlling und Reporting.

8. Besonders hohe Planungsanforderungen: Customer-Contact-Center

Der Erfolg von Customer-Contact-Centern steht und fällt mit der Qualität der Personaleinsatzplanung.
Die mit den gestiegenen Anforderungen an Unternehmen verbundenen Ausweitungen des Leistungsspektrums von Customer-Contact-Centern ziehen auch eine kontinuierliche Erweiterung des Aufgabenspektrums von Agenten nach sich. Dieses Job-Enrichment macht die Aufgabe anspruchsvoller und interessanter, erfordert aber auch eine differenziertere, skillbasierte Planung.
Bisher ungelöst ist das Problem, anspruchsvolle Tätigkeiten in einer tayloristisch geprägten Arbeitsumfeld auszuüben. Dieses Spannungsfeld aus gehobenen, inhaltlichen Anforderungen bei gleichzeitiger Frequenzabhängigkeit ist eine der Hauptursachen für Unzufriedenheit bei den Agenten. Damit dieser latente Risikofaktor sich nicht zum Problem entfaltet, müssen alle Faktoren der Arbeitszufriedenheit wie z.B. Arbeitsausstattung, Arbeitsbelastung, Vergütung oder Betriebsklima mit den Bedürfnissen der Agenten in Einklang gebracht werden
Zumindest teilweise kann dies durch eine größere Selbstbestimmung bei der Gestaltung der individuellen Arbeitszeiten – der Work-Life-Balance – kompensiert werden, wofür wieder Customer-Contact-Centern gute Voraussetzungen bieten. Aufgrund der meist großen Anzahl von Mitarbeitern und damit verbundenen verteilten Arbeitszeitpräferenzen lassen sich individuelle Arbeitszeitwünsche mit einer hohen Wahrscheinlichkeit erfüllen, sofern dies konzeptionell und technisch entsprechend unterstützt wird.
Spezifische Herausforderungen der Personaleinsatzplanung für Customer-Contact-Center
Es stellt sich also die Frage nach den Eigenschaften einer Systematik für die Personaleinsatzplanung, die eine maximale Erfüllung der Wunscharbeitszeiten sicherstellt. Und dabei gilt immer, die richtige Anzahl richtig qualifizierter Mitarbeiter mit den richtigen Qualifikationen zur richtigen Zeit unter Einsatz spezifischer Technologien am richtigen Platz verfügbar machen, um die Serviceanforderungen der Kunden erfüllen zu können.

9. Funktionsumfang eines modernen Systems zur Personaleinsatzplanung

 Technisch betrachtet sollte ein System zur Personaleinsatzplanung detaillierte Prognosen bzgl. der Kundenanfragen über die einzelnen Kommunikationskanäle (Telefon, Mail, Chat etc.) liefern und darauf aufbauend Schicht- und Einsatzpläne berechnen. Es gibt noch eine Reihe von Extras, wie die Abwesenheitsplanung, Intra-Tagessteuerung, Zeitwirtschaft oder Reporting. Mobile Zugriffsmöglichkeiten für die Agenten zur Ansicht von Einsatzplänen, für den Schicht- und Pausentausch, für Urlaubsanträge oder die Eingabe von Wunscharbeitszeiten runden das Bild ab. Um einen Planungsprozess (vgl. 7. Personaleinsatzplanung in 10 Schritten) lückenlos abbilden zu können, sollte ein Personaleinsatzplanungs-Programm zumindest diese Funktionen enthalten. Darüber hinaus ist es wichtig, auf Basis einer großen Auswahl an Regelwerken und Einstellungsmöglichkeiten die Parameterkonstellation einstellen zu können, die die Abbildung des gewünschten Planungsszenarios aus dem Stand, also unter Vermeidung zeit- und kostenintensiver Anpassungsprogrammierungen, ermöglicht.
Um einen Planungsprozess abbilden zu können, sollte eine voll umfängliche Personaleinsatzplanung zumindest folgende Funktionen in sich vereinen. Entsprechend differenziert bilden diese Themenkomplexe die Grundlage für einen Anforderungskatalog bzw. Lastenheft:

  1. Kapazitätsplanung: Ermittlung der benötigen Agenten im Rahmen einer Langfristbetrachtung (taktische Vorausschau für mehrere Monate oder Jahre) für einen reibungslosen Betrieb.
  2. Forecasting: Prognose der Kundenanfragen über unterschiedliche Kanäle auf Intervallbasis als Basis für die intervallgenaue Personalbedarfsberechnung.
  3. Abwesenheitsplanung: Planung von Urlauben und anderen Abwesenheiten bzw. Unverfügbarkeiten wie Krankheiten.
  4. Meetingplanung: Für Teambesprechungen, Trainings oder Coachings wird automatisch der günstigste Zeitpunkt im Schichtplan bestimmt.
  5. Schichtplanung: Vollautomatisierte, bedarfsorientierte Schichtplanung.
  6. Einsatzplanung: Feintuning der berechneten Pläne.
  7. Zeitwirtschaft: Die Zeiterfassung sowie Ermittlung von Arbeitszeitkonten und deren Auf- und Abbau.
  8. Intratagessteuerung: Intratagesprognose, Re-Forecasting und Dokumentation des tagesaktuellen Geschehens.
  9. Reporting und Controlling: Nutzung von Standardreports oder Design eigener Reports.
  10. Arbeitsplatzplanung: Effiziente Auslastung der physischen Ressourcen.
  11. Mitarbeiter-Portal: Web-Anwendung für Darstellung von Plänen, Antragsabwicklung, Eingabe von Wunscharbeitszeiten, Schicht- und Pausentausch, Zeiterfassung, Informationsbörse.

10. Personaleinsatzplanung unter erschwerten Bedingungen: Social Distancing und Home-Office

Die vollautomatische Personaleinsatzplanung von Home-Office- und Bürozeiten bei gleichzeitiger Vereinbarkeit von Arbeits- und Privatzeit wird in den nächsten Monaten und Jahren einen völlig neuen Stellenwert einnehmen. Die Herausforderungen dabei sind die Vereinbarkeit von Arbeits- und Privatzeit wie auch die räumliche Planung in Home-Offices sowie das Social-Distancing in den Geschäftsräumen.
Personaleinsatzplanung greift schon immer tief in die Lebensgestaltung von Mitarbeitern ein. Die Kernfrage dabei ist, wie beides – die Deckung des Personalbedarfs sowie die Work-Life-Balance der Mitarbeiter – bestmöglich in Einklang gebracht werden können. Denn auf diesen beiden Säulen baut letztendlich die Kundenzufriedenheit auf.
Schon vor Corona war ein fundamentaler Wandel in der Arbeitswelt in Gange, bei dem Arbeit räumlich und zeitlich zunehmend flexibilisiert wurde und Beschäftigten in Unternehmen mehr Eigenverantwortung und Selbstorganisation ermöglicht hat. Dieser Trend wird nun durch Corona nachhaltig verstärkt werden.
Fachleute gehen davon aus, dass die Corona-Pandemie eine Zeitenwende einläutet und disruptive Einflüsse sich nicht nur auf das gesellschaftliche Leben auswirken, sondern auch traditionelle Geschäftsmodelle radikal in Frage gestellt, aber auch neue entstehen werden. Für Prognosen, wie sich dies auf einzelne Branchen durchschlagen wird, ist es noch zu früh. Aber an das Arbeitsleben werden gänzlich neue Anforderungen gestellt, insbesondere was die Organisation von Arbeitszeiten, aber auch die Verteilung letzterer auf Arbeitsorte betrifft.
Getragen von Gemeinsinn und Solidarität, aber auch unter Berücksichtigung von Risiken, wie sie in einem bislang unvorstellbaren Maß über die Weltwirtschaft hineingebrochen sind, dürften sich für die Personaleinsatzplanung zwei Fragen insbesondere stellen:

  1. Wie können die Arbeitszeiten flexibel geplant werden, um die Anpassungsfähigkeit von Unternehmen zu steigern und dabei Arbeit und Privatleben der Beschäftigten bestmöglich in Einklang bringen zu können?
  2. Wie kann eine räumliche Aufteilung der Arbeit unter Berücksichtigung von Risikoabwägungen erfolgen, z.B. was die optimale Aufteilung zwischen Home-Office und Geschäftsräumen sowie die risikominimierte Arbeitsplatzplanung innerhalb der Geschäftsräume betrifft?

11. Flexible Personaleinsatzplanung mit der Fuzzy Satisfaction Heuristic

Eine Lösung sowohl für die Anforderung, Mitarbeiterwünsche und Unternehmensanforderungen unter einen Hut zu bringen, als auch risikominimierend zu planen ist die Fuzzy-Satisfaction-Heuristic – der Kern von PLANsation. Dieser Algorithmus wurde bereits vor zehn Jahren dafür entwickelt, die unternehmensseitigen Anforderungen an Arbeitszeitflexibilisierung mit den Arbeitszeitwünschen der Beschäftigten derart in Einklang zu bringen, dass eine Win-Win-Situation entsteht. Ein weiteres Element des Algorithmus ist es, das optimale Zusammenspiel der Belegung von Home-Office und Geschäftsräumen herauszuarbeiten und innerhalb der Geschäftsräume eine optimale Belegung von Räumlichkeiten und Arbeitsplätzen sicherzustellen.
Diese in der Personaleinsatzplanung angewendete Methode ist so bestechend wie einfach und vollzieht sich in drei Schritten:
Schritt 1: Planung der Wunscharbeitszeiten unter dem Primat der Bedarfsdeckung.
Schritt 2: Verteilung der Belegschaft auf Home-Offices und Geschäftsraume.
Schritt 3: Raum- und Arbeitsplatzplanung innerhalb der Geschäftsräume.
Ausgegangen wird vom Primat einer bedarfsorientierten Personaleinsatzplanung, um den kundenseitigen Anforderungen an ein optimales Serviceerlebnis Rechnung tragen zu können. Ausgangspunkt ist die Wunschdeckung als Differenz der Bedarfskurve und der Kurve der kumulierten Arbeitszeitwünsche der Mitarbeiter. Oft zeigt sich aufgrund der vielfältigen und unterschiedlichen Arbeitszeitpräferenzen bereits auf Grundlage der Arbeitszeitwünsche eine weitgehende Deckung von 80% und mehr.

Fuzzy logic

„Unscharfe Logik“ wird für die Modellierung von Unsicherheiten und Unschärfen angewandt und in vielen unterschiedlichen Bereichen eingesetzt, u. a. in der Automatisierungs- und Regelungstechnik, der Unterhaltungselektronik, bei Forschungen zur Künstlichen Intelligenz und in der Betriebswirtschaft, wenn es um aufwendige Prognosen geht.

Heuristik

Bezeichnet den Versuch, mit begrenztem Wissen und wenig Zeit zu bestmöglichen Lösungen zu kommen. Kennzeichnend ist eine analytische Vorgehensweise, die dann mit empirischen Methoden verifiziert wird. Im Bereich der Informatik werden heuristische Verfahren eingesetzt, um mit geringem Rechenaufwand und kurzer Laufzeit realistische Lösungen für ein Problem zu erhalten.

Eine Lösung sowohl für die Anforderung, Mitarbeiterwünsche und Unternehmensanforderungen unter einen Hut zu bringen, als auch risikominimierend zu planen ist die Fuzzy-Satisfaction-Heuristic – der Kern von PLANsation. Dieser Algorithmus wurde bereits vor zehn Jahren dafür entwickelt, die unternehmensseitigen Anforderungen an Arbeitszeitflexibilisierung mit den Arbeitszeitwünschen der Beschäftigten derart in Einklang zu bringen, dass eine Win-Win-Situation entsteht. Ein weiteres Element des Algorithmus ist es, das optimale Zusammenspiel der Belegung von Home-Office und Geschäftsräumen herauszuarbeiten und innerhalb der Geschäftsräume eine optimale Belegung von Räumlichkeiten und Arbeitsplätzen sicherzustellen.
Diese in der Personaleinsatzplanung angewendete Methode ist so bestechend wie einfach und vollzieht sich in drei Schritten:
Schritt 1: Planung der Wunscharbeitszeiten unter dem Primat der Bedarfsdeckung.
Schritt 2: Verteilung der Belegschaft auf Home-Offices und Geschäftsraume.
Schritt 3: Raum- und Arbeitsplatzplanung innerhalb der Geschäftsräume.
Ausgegangen wird vom Primat einer bedarfsorientierten Personaleinsatzplanung, um den kundenseitigen Anforderungen an ein optimales Serviceerlebnis Rechnung tragen zu können. Ausgangspunkt ist die Wunschdeckung als Differenz der Bedarfskurve und der Kurve der kumulierten Arbeitszeitwünsche der Mitarbeiter. Oft zeigt sich aufgrund der vielfältigen und unterschiedlichen Arbeitszeitpräferenzen bereits auf Grundlage der Arbeitszeitwünsche eine weitgehende Deckung von 80% und mehr.

Fuzzy logic

„Unscharfe Logik“ wird für die Modellierung von Unsicherheiten und Unschärfen angewandt und in vielen unterschiedlichen Bereichen eingesetzt, u. a. in der Automatisierungs- und Regelungstechnik, der Unterhaltungselektronik, bei Forschungen zur Künstlichen Intelligenz und in der Betriebswirtschaft, wenn es um aufwendige Prognosen geht.

Heuristik

Bezeichnet den Versuch, mit begrenztem Wissen und wenig Zeit zu bestmöglichen Lösungen zu kommen. Kennzeichnend ist eine analytische Vorgehensweise, die dann mit empirischen Methoden verifiziert wird. Im Bereich der Informatik werden heuristische Verfahren eingesetzt, um mit geringem Rechenaufwand und kurzer Laufzeit realistische Lösungen für ein Problem zu erhalten.

12. PLANsation – eine Personaleinsatzplanung, die Mitarbeiterwünsche und Arbeitgeberziele zusammenbringt

Mit PLANsation bietet INTERcept ein Workforce-Management-System, das umfassend in allen Planungsphasen der Personaleinsatzplanung, intelligent in der Steuerung und flexibel auf Ihre speziellen Anforderungen abgestimmt ist und ein breites Spektrum an Anwendungsmöglichkeiten in Abhängigkeit von Branche, Unternehmensgröße und Komplexitätsgrad abdeckt. Wir digitalisieren Ihre Personalplanungsprozesse und bieten viele Einsatzmöglichkeiten – vom Recruitment über die Berechnung des Personalbedarfs, die Einsatzplanung bis hin zum Controlling.
PLANsation hilft, Kosten zu senken, die Erreichbarkeit für Ihre Kunden zu verbessern und die Arbeitszufriedenheit Ihrer Mitarbeiter zu steigern. Sie können sowohl maßgeschneiderte Lösungen On-Premises als auch die schnelle Variante aus der Cloud bei uns erhalten.
Die Vorteile einer guten Personaleinsatzplanung sind zahlreich. Unternehmen erreichen ihre Ziele zuverlässig und Mitarbeiter können ihre Arbeitszeit besser mit ihrer Freizeit in Einklang bringen – und alles das überaus gerecht, was ein echter Motivationsfaktor ist. Durch eine bedarfsgerechte Planung erfolgt eine optimale Allokation der Personalressourcen, was die Personalkosten reduziert. Durch eine massiv bessere Planungsqualität werden der Planungsaufwand sowie die Planungsfehler auf ein absolutes Minimum reduziert.

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Gerade angesichts fordernder Situationen wie der aktuellen Corona-Krise stößt konventionelles Workforce Management schnell an seine Grenzen. Die Fuzzy Satisfaction Heuristic ist ein Planungsansatz, der Mitarbeiterwünsche in den Mittelpunkt stellt – bei Arbeitszeit und Arbeitsort. Für hohe Zufriedenheit und maximale Planungseffizienz.
Im Whitepaper erfahren Sie, wie Sie Mitarbeiter mit der Fuzzy Satisfaction Heuristic flexibel und effizient planen.

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